Case – Øens Murerfirma

Styr på byggesagerne med FICS dokumenthåndtering

Direktør Thomas Damm, Øens Murerfirma:
Vi har anskaffet FICS, fordi vi ønsker at standardisere måden, vi arbejder på i hverdagen, og fordi det også er vigtigt at have et ensartet og professionelt præg på alt, hvad vi sender ud af huset. Samtidigt får vi samlet alle projektinformationer, herunder økonomien, så man kun skal kigge ét sted. Det er blevet let at finde tingene. En sidegevinst er sikkerheden mod tab af data. I hele processen har leverandøren FICS været en kompetent og professionel samarbejdspartner.

FICS blev valgt i konkurrence med flere andre systemer til dokumenthåndtering. Men det var en rimelig klar afgørelse. Vi valgte først og fremmest FICS på grund af den nemme, overskuelige og velkendte Windows-brugergrænseflade og på grund af dets lynhurtige søgefunktion. Men også fordi vi med det samme fik tillid til deres sælger, der optrådte meget seriøst og behageligt, og som anstrengte sig ihærdigt for at forstå vores arbejdsgange.

Og så blev valget i øvrigt også gjort nemmere af, at de havde en særdeles rimelig pris på deres løsning.

Styr på byggesagerne med FICS dokumenthåndteringSådan implementerede vi løsningen

Trods det gode indtryk, så forløb implementeringen dog ikke helt efter planen. Vi havde selv alt for travlt med andre opgaver til fuldt ud at koncentrere os om at indføre et nyt system. Og så opstod der nogle uventede tekniske problemer med at skabe forbindelse mellem FICS og vores økonomisystem. Det tog lidt længere tid at få på plads, end de selv havde regnet med, men på plads kom det.

Til gengæld er vi særdeles tilfredse med den måde, de første brugere er kommet i gang på.

Det startede med en workshop, hvor de først præsenterede FICS og viste deltagerne, hvordan de skulle komme i gang med at bruge det. Og da brugerne bagefter skulle begynde at bruge det på deres egne dokumenter og projekter, så gik konsulenten fra FICS rundt hos os og hjalp til, indtil alle var kommet godt i gang. Det kaldte de “floorwalking”.

Det var en rigtig god måde at komme i gang på. Det har i hvert fald betydet, at det første hold brugere er så glade for FICS, at de nu reklamerer kraftigt for det.

Næste bølge er resten af projektlederne, ca. 40. Det skulle gerne give en kvalitetssikring i deres daglig arbejde med at holde styr på alle de breve, e-mails, tegninger, fotos, kontrakter og alle de andre typer dokumenter, der hører til i vores byggesager.

Styr på byggesagerne med FICS dokumenthåndteringGevinsterne

Den vigtigste gevinst med FICS er måske, at vi får en forøget arbejdsglæde hos projektlederne, fordi de nu har et professionelt system til at håndtere deres dokumenter. Sådan noget har konkurrenterne ikke. Med FICS tror jeg både det bliver nemmere at fastholde de medarbejdere, vi har nu, og at tiltrække nye. Og det er ikke er nemt i den nuværende konjunktursituation med stigende mangel på arbejdskraft, især inden for vores branche.

Et af hovedargumenterne for at bruge elektronisk dokumenthåndtering er normalt, at man ønsker at effektivisere arbejdsgangene – for dermed at spare tid og penge. Men det er ikke begrundelsen hos os.

Vi har meldt klart ud til alle, at anskaffelsen af FICS først og fremmest er en HR-politisk beslutning. Vi satser hårdt på efteruddannelse, på at nedbryde barriererne mellem medarbejdergrupperne og på at have branchens bedste arbejdsmiljø og mest moderne hjælpeværktøjer. Men hvis det skulle vise sig, at det også kan forøge effektiviteten, ja… så er det da en velkommen ekstragevinst.

En anden vigtig gevinst skulle gerne blive en større kundetilfredshed, fordi alle dokumenter nu bliver systematisk registrerede og kan genfindes på et øjeblik, f.eks. hvis en kunde ringer ind med et spørgsmål.


Hent case som PDF
eller læs mere om FICS sags- og dokumenthåndtering

øens logoØens Murerfirma A/S

Øens Murerfirma A/S er en dynamisk murer- og entreprenørvirksomhed, grundlagt i 1991. Virksomheden beskæftiger ca. 40 funktionærer og 250 timelønsansatte og udfører hovedsageligt murer-, beton- og kloakarbejde i forbindelse med renovering af erhvervsbygninger og boligkomplekser.

Øens Murerfirma er ikke færre end 3 gange blevet udnævnt til Gazelle-virksomhed i dagbladet Børsens kåring af de hurtigst voksende og mest succesrige af mere end 155.000 danske virksomheder.

Læs mere på Øens Murerfirma


Vil du også have styr på byggesagerne med FICS dokumenthåndtering? 

Kontakt Søren Dahl, Business Manager | sdahl@consit.dk | +45 25 54 04 09 eller udfyld kontaktformularen

Navn (skal udfyldes)

E-mail (skal udfyldes)

Tlf.

Emne

Din besked