CASE – EuroCenter

MultiMark case

Sådan fik EuroCenter mindre manuelt arbejde

EuroCenter hører under Styrelsen for Forskning og Uddannelse, og rådgiver om Horizon 2020 – EU’s program for forskning og innovation.

Rådgivningen sker på e-mail, telefon, ved møder og ved en lang række aktiviteter, fx webinarer, kurser og informationsmøder.

For mange manuelle opgaver

Tilmeldingerne til de mange forskellige events gav EuroCenter en del manuelt arbejde. Når en deltager tilmeldte sig et event, via en webformular på hjemmesiden, skulle en medarbejder manuelt indtaste tilmeldingen i CRM-systemet.

Det betød, at hver tilmeldt person manuelt skulle søges frem, tjekkes og herefter tilmeldes det korrekte event i CRM-systemet. Fandt man ikke personen, skulle denne oprettes, både med organisations- og personprofil. Det betød, at medarbejderne brugte meget tid på manuelle rutineopgaver.

For at gøre processen mere enkel og spare tid, kontaktede EuroCenter deres CRM-leverandør, Consit. EuroCenter havde brug for hjælp til at lave en integration fra webformularen til deres CRM-løsning, MultiMark CRM. Integrationen skulle forbedre processen, og mindske antallet af manuelle opgaver.

Automatisering af webformularen

Consit udviklede en løsning til EuroCenter, som nu gør meget af det manuelle arbejde overflødigt.

Når en deltager tilmelder sig et event, via en af EuroCenters webformularer, bliver tilmeldingen automatisk registeret i CRM-systemet. Findes personen eller organisationen ikke, bliver den automatisk oprettet.

Ved hjælp af et enkelt felt kan man hurtigt lave en liste over tilmeldinger, og se deltagerantal og navne. Har man brug for at eksportere listen, kan man, med få klik, også få listen i Excel.

Det eneste tidspunkt, hvor der er en manuel opgave, er hvis systemet finder flere personer med samme e-mail, eller hvis e-mail findes, men ikke matcher den organisation, som er angivet i webformularen. Så sender CRM-systemet en mail til en medarbejder, som skal tjekke informationerne.

Integrationen har lettet den manuelle arbejdsbyrde væsentligt for medarbejderne og betydet, at de har fået frigivet tid til andre opgaver. Samtidig har EuroCenter fået introduceret en automatiseret maskinel kontrol af de oprettede data.

Læs mere om MultiMark CRM

EUROCENTER

EuroCenter er koordinator for det landsdækkende rådgivernetværk EU-DK Support. Netværket tæller ca. 35 organisationer rundt om i landet. Rådgiverne dækker EU’s programmer for forskning, innovation, erhvervsudvikling m.m. Læs mere om EuroCenter.

Vil du vide mere om integrationer?

Odd Rune

Kontakt:

Odd Rune

IT-forretningskonsulent

or@consit.dk

+45 31 41 40 98