CASE – ROSKILDE KOMMUNE

SPAR RESURSER MED FICS DOKUMENTHÅNDTERING – FICS SPARER OS FOR HUNDREDVIS AF ARBEJDSTIMER

Som den største kommune i Region Sjælland har Roskilde ikke tøvet med at indlede et samarbejde om elektronisk sags- og dokumenthåndtering (ESDH) med FICS Danmark. Og de første synlige fordele ved at have et effektivt værktøj har allerede vist sig.

BP“Tidligere brugte vi fem mand-dage på den tekniske fremstilling af dagsordener. Nu bruger vi typisk mellem en halv og en hel dag.”

Det siger Bjarne Petersen, som er leder af administrationens Dokumentafsnit. Han er dermed tæt på den malstrøm af information, der hver dag skal rundt i en kommune med 81.000 borgere og mere end 7000 ansatte.

Det er derfor heller ikke tilfældigt, at han vælger dagsordener som eksempel, når han skal beskrive FICS’ kvaliteter:

“I en politisk organisation med mange udvalg fylder dagsordener meget. Alene til de politiske udvalg har vi i 2007 ca. 150 dagsordener. Hertil kommer de mange administrative dagsordener. Det tager meget tid at fremskaffe de nødvendige oplysninger, hvis man ikke på forhånd har lagt informationerne ind i et effektivt elektronisk system. Med FICS har vi fået en velfungerende ESDH løsning, der så at sige følger en sag fra start til slut.”

Ifølge Bjarne Petersen ser et typisk sagsforløb således ud:

  • “En borger sender en ansøgning i en sag, der kræver politikernes stillingtagen. Brevet bliver scannet af Post Danmark (Data Scanning), som via Roskilde Kommunes FICS-system sender indholdet direkte til den afdeling, der sidder med sagsområdet.
  • “De nødvendige standardoplysninger og formularer ligger allerede i FICS, og det betyder, at sagsbehandleren hurtigt kan hente de relevante oplysninger til sagen. Samtidig har sagsbehandleren adgang til information om sagsforløb og tidsfrister, så han let og hurtigt kan sende ansøgeren et fyldestgørende brev om kommunens proces og om den tid, der går, inden ansøgeren får svar.”
  • “Sagsbehandleren udfylder herefter en skabelon til en dagsordensindstilling med de nødvendige uddrag af ansøgningen. De relevante bilag er vedlagt. Når skabelonen er udfyldt, ligger den automatisk i FICS-Dagsorden under det pågældende politiske møde. Når den endelige dagsorden skal formuleres til politikerne, er der således tale om en enkel proces, fordi personalet ikke skal rundt i papirsagerne og hente de enkelte bilag – de ligger nemlig allerede i sagen.”
  • “Under den politiske behandling skriver sekretæren beslutningen ind i FICS-Dagsorden, og ved godkendelsen af dagsordenen sendes beslutningen automatisk tilbage til sagsbehandleren, som derefter kan give ansøgeren besked. Dagsordensmedarbejderen afslutter processen med at publicere dagsordenen, og det betyder, at alle åbne sager automatisk bliver offentliggjort på kommunens hjemmeside.”

ticByrådssekretariatschef i Roskilde Kommune Thomas Meyhoff Crone:

“Det har været afgørende for os at få et system, der er driftsikkert. Borgerne og kommunens ansatte har krav på, at kvaliteten er i top, og FICS har i praksis dokumenteret, at de kan levere varen.”

Thomas Meyhoff Crone tilføjer: “Vi modtager hver dag ca. 600 breve eller mails. Det er alt fra ansøgninger om byggetilladelser til henvendelser om ansættelse ved kommunen. Målet er, at alle disse henvendelser med tiden skal sluses ind via FICS – til gavn for borgerne og til gavn for administrationen.”

I øjeblikket har Roskilde Kommune mellem 800 og 900 brugere af FICS, og tallet er på vej op. Senere skal bl.a. også børneinstitutioner, skoler og plejehjem benytte FICS. Allerede nu er brandvæsenet og biblioteket koblet på.

Roskilde er landets 13. største kommune, men har alligevel valgt en af de små leverandører af dokumenthåndtering. Det er der ifølge Bjarne Petersen flere gode grunde til:

“For det første står FICS for kvalitet. Systemet fungerer simpelthen godt. For det andet var FICS allerede leverandør til Roskilde Amt og var påtænkt som leverandør til Ramsø Kommune, inden sammenlægningen kom på tale. Roskilde og Gundsø kommuner havde begge et gammelt system, som ikke var brugbart i den nye kommune. Derfor var det oplagt at indføre FICS i den nye storkommune.”

Og så er der lige prisen: “De er meget konkurrencedygtige, ikke mindst i sammenligning med de såkaldte FESD-systemer.”

Endelig hæfter Bjarne Petersen sig ved serviceniveauet:

“FICS reagerer hurtigt på vores henvendelser. Vi har en meget direkte dialog med dem, og de tager fat på tingene med det samme. Jeg tror, det hænger sammen med, at det er en lille og beslutningsdygtig virksomhed.”

Roskilde Kommune har i dag mellem 3000 og 4000 hyldemeter med arkiverede dokumenter, der er placeret i kommunens stadsarkiv. Men målet er, at alle dokumenter fremover skal være elektroniske og dermed indgå i kommunens videnbase. Det vil forbedre mulighederne for at sprede den tilgængelige viden til flere medarbejdere, og det vil øge de økonomiske fordele, der i øvrigt er ved at benytte ESDH.


Læs mere om FICS sags- og dokumenthåndtering

roskilde kommune logo

Om Roskilde Kommune

Kommunen består af de tre gamle kommuner: Roskilde, Gundsø og Ramsø. Kommunen har 81.000 indbyggere og beskæftiger flere end 7.000 medarbejdere.

Læs mere på www.roskilde.dk

Vil du også have styr på byggesagerne med FICS dokumenthåndtering?

Kontakt Odd Rune,  IT-forretningskonsulent | or@consit.dk | +45 31 41 40 98 eller kontakt os via kontaktformularen.