CASE – BORNHOLMS REGIONSKOMMUNE

STYR PÅ DIGITALISERING MED FICS DOKUMENTHÅNDTERING

FICS har i hele forløbet været fleksible, og de holder ganske enkelt, hvad de lover’ . 

Claus Munk, stabschef i Politisk & Administrativt Sekretariat, Bornholms Regionskommune

claus munkEfter et kuldsejlet ESDH-projekt stod Bornholms Regionskommune i 2007 over for en betydelig udfordring: At finde en ny leverandør, som hurtigt og sikkert kunne hjælpe kommunen videre med en ambitiøs plan om at digitalisere kommunen. Politikerne havde en klar forventning om, at der denne gang skulle findes en holdbar løsning, og for Claus Munk, stabschef i Politisk & Administrativt Sekretariat, var opgaven ikke til at tage fejl af:

“Vi var klar over, at vi havde ét skud tilbage i bøssen for at sikre en professionel ESDH-løsning.”

Regionskommunen valgte FICS. Siden sommeren 2007 har parterne arbejdet intenst for at bringe den store arbejdsplads videre på vejen mod målet: Et digitaliseret Bornholm. Og her spiller ESDH en vigtig rolle. Det samme gør en professionel leverandør:

“Vi havde et godt samarbejde med FICS lige fra starten. Vi mødtes både med ledelsen og de faglige eksperter og oplevede, at de lyttede til os. De har i hele forløbet været fleksible, og de holder ganske enkelt, hvad de lover. Den tillid, som præger samarbejdet, giver os den ro og sikkerhed, der skal til for at udføre arbejdet”, siger Claus Munk.

Ny og gammel

FICS er både ny og gammel på Bornholm. Før oprettelsen af den nuværende regionskommune brugte både amtskommunen og Aakirkeby Kommune FICS. Faktisk har en gammel version af FICS også kørt i dele af den nuværende regionskommune, mens administrationen forsøgte at sætte det projekt i gang, som siden blev lukket ned.

Det gode samarbejde mellem Bornholms Regionskommune og FICS har fra første færd gjort mange ting lettere, vurderer Finn Bruun Jensen, der sammen med Gitte Skovgaard udgør projektledelsen:

“Kontinuiteten i samarbejdet er vigtig. Vi oplever, at nogle af vores medarbejdere har forbindelse til folk hos FICS, som de har samarbejdet med i syv-otte år. Dertil kommer, at FICS er en lille og fleksibel virksomhed, som har stor forståelse for at lave de tilpasninger, som vi har brug for”.

Aftale med KMD

Det mangeårige samarbejde og det gode produkt var dog ikke alene afgørende for, at politikerne besluttede, at FICS skulle være den fremtidige leverandør. Det var nemlig også et fundamentalt krav, at FICS havde de rigtige snitflader til de øvrige systemer, som Bornholms Regionskommune arbejder med.

Finn Bruun Jensen tillægger i den forbindelse FICS’ samarbejdsaftale med KMD om udvikling af snitflader til deres fagsystemer meget stor værdi:

“KMD er en af vores centrale leverandører, og derfor skal de øvrige systemer, vi anvender, kunne spille sammen med KMD’s systemer. Kravet til gode snitflader er f.eks. også relevant for Teknik & Miljø, som har erfaring med FICS tilbage fra amtskommunens dage. Her skal ejendomsmodulet integreres med regionskommunens geografiske informationssystem, og det vil give vores kolleger i den virksomhed nogle store fordele i det daglige arbejde”, vurderer Finn Bruun Jensen.

I forvejen er FICS integreret med ejendomsoplysningerne i den offentlige informationsserver, og med koblingen til den aktuelle geografi får brugerne af FICS ejendom et yderst effektivt værktøj til f.eks. at behandle byggeansøgninger hurtigt og korrekt.

Grundig oplæring

Med 4500 medarbejdere fordelt på 67 virksomheder er Bornholms Regionskommune en både stor og alsidig arbejdsplads. Uddannelsen af brugerne er derfor også en stor opgave. Oplæringen startede i november 2007 med 200 medarbejdere, som allerede havde et kendskab til de gamle versioner af FICS, og som nu er fortroppen af brugere af de nyeste versioner.

I løbet af 2008 kom yderligere 400 på skolebænken, og i 2009 blev mellem 500 og 800 oplært. De relevante moduler i FICS bliver dermed spredt til alle kommunens virksomheder og bidrager til virkeliggørelsen af det Digitale Bornholm. Kursusprogrammet består af et startmodul i journalplanundervisning, hvorefter deltagerne får specialiseret undervisning i det eller de FICS-moduler, som er aktuelle for deres arbejde. Efter tre måneder gennemføres der opfølgningskurser.

BRK har etableret en drifts- og udviklingsorganisation, der sikrer den enkelte medarbejder en hurtig og præcis rådgivning, hvis der opstår tvivl om brugen af FICS.

“Udover en helpdesk i IT-afdelingen har vi bl.a. etableret en superbruger-gruppe på 12 kolleger, som er med til at sikre en ordentlig udrulning af de enkelte moduler. Dertil kommer de avancerede brugere, som er ankerpersoner på de enkelte arbejdspladser”, siger Gitte Skovgaard.

De nuværende moduler vil i fremtiden blive suppleret med nye moduler. Det gælder bl.a. Politikermodulet og Webdagsorden, ligesom en central indscanning skal sikre, at alle indgående dokumenter bliver elektroniske fra første færd.

Bornholm har siden 2002 været udpeget til et særligt indsatsområde på IT-området. Folketinget besluttede dengang at bevilge 24,4 mio. til rammeprogrammet Digitalt Bornholm, og udover at fremme bl.a. IT-miljøet i erhvervslivet blev det besluttet at skabe en digital offentlig forvaltning med ESDH som en vigtig bestanddel.

GSFuldmægtig Gitte Skovgaard
Gitte har sammen med Finn tilrettelagt en meget omfattende kursusrække, som betyder at op mod 1400 medarbejdere har gennemført kurser i FICS.

FBJProjektleder Finn Bruun Jensen:
“Det var et krav, at FICS havde de rigtige snitflader til de øvrige systemer, som vi arbejder med.”


Læs mere om FICS sags- og dokumenthåndtering

bornholms regionskommune logo

OM BORNHOLMS REGIONSKOMMUNE

Bornholms Regionskommune har ca. 40.000 indbyggere og er en offentlige arbejdsplads med ca. 4500 ansatte
der løser mange og meget forskellige opgaver for det bornholmske samfund. Læs mere på: www.brk.dk

Vil du også have styr på byggesagerne med FICS dokumenthåndtering?

Kontakt Søren Dahl, Business Manager | sdahl@consit.dk | +45 25 54 04 09 eller kontakt os via kontaktsformularen.