CASE – ARGO

FRA MANUEL POSTJOURNALISERING TIL 100 % ELEKTRONISK DOKUMENTHÅNDTERING

argo

Rikke Lundgaard, Faggruppeleder, ARGO:

I forbindelse med en fusion af to selskaber, ville vi gerne harmonisere arbejdsgangene, yde en bedre service til borgerne og dokumentere, at vi ligger øverst inden for miljø og økonomi.

Vi ville have et elektronisk værktøj, der kunne understøtte processen, og det var et oplagt tidspunkt, fordi vi skulle sammenlægge de to organisationer.

I det ene selskab arbejdede vi med traditionel journalisering. Det foregik ved, at nogle få personer brugte vores daværende journalsystem som et ekspertsystem. I den nye organisation ville vi gerne overgå til 100% elektronisk dokumenthåndtering, hvilket det andet selskab allerede havde erfaring med.

Vi tog beslutningen om at gå med FICS efter grundige overvejelser. En af grundene til, at vi valgte FICS, var, at tilsvarende organisationer brugte værktøjet, og var meget tilfredse med det.

DOKUMENTHÅNDTERING SOM FAGSYSTEM

Det var en strategisk beslutning at gøre dokumenthåndteringssystemet til et fagsystem. Dvs. en naturlig platform for projektarbejde og samarbejde, i stedet for et ekspertsystem, som kun nogle få kan finde ud af at arbejde i. Det betød, at vi skulle ændre tilgangen til hvordan vi brugte systemet og at vi skulle rulle løsningen ud til alle brugere i organisationen.

Vi ville øge samarbejdet og skabe mere videndeling medarbejderne imellem. Ved at gøre det nemmere at få adgang til nødvendige informationer, så vi en mulighed for at yde en bedre samlet service ift. sagsbehandling og forespørgsler.

Vi så også fordele i, at medarbejdere har mulighed for at bruge søgninger i FICS til at finde dokumentation.

Tidligere scannede vi al fysik post og sikrede, at det blev journaliseret via FICS. I dag sker fordelingen af alt indgående post elektronisk, dvs. at modtageren får en e-mail advisering, når der er post til behandling.

Systemet indeholder også sager, som kun en begrænset personkreds har adgang til. Brugeradgang styres af FICS’ adgangsmatricer.

PROCESSEN

Min opgave i projektet var at være intern tovholder. Jeg var ansvarlig for at processen gled, for at de rigtige personer blev involveret og for at håndtere udrulningen. Det var også vigtigt, at de nye brugere blev klædt grundigt på, så de hurtigt kunne tage systemet i brug, fortæller Rikke Lundgaard.

I starten var det ikke hele organisationen, som anvendte FICS, men kun få nøglepersoner. Efterhånden som projektet skred frem, fik vi flere og flere brugere på. I alt rullede vi FICS ud til ca. 30 medarbejdere.

FICS er en standardløsning, som nemt kan tilpasses og vokse med organisationen. Så første del af processen bestod i at identificere og vælge de moduler, der bedst understøttede vores forretningsbehov.

Derefter kiggede vi på brugernes behov, i forhold til undervisning, og besluttede, hvilke moduler de skulle undervises i. Da vi havde identificeret vores undervisningsbehov, fik vi lavet en undervisningsplan og et undervisningsforløb, som blev fordelt på tre halve dage.

Vi valgte løsningen, fordi leverandøren havde gode erfaringer med, at nye brugere får mest ud af undervisningen, når de får en grundig introduktion, har mulighed for at arbejde selvstændigt med modulerne, gøre sig erfaringer og samle eventuelle spørgsmål til næste undervisningsrunde.

Selve undervisningen blev gennemført i en kopi af vores produktionssystem, så brugerne havde relevant materiale til undervisningsforløbet. Kopien er stadig tilgængelig, så brugerne kan teste forskellige tiltag i et ”sandkassemiljø”, når de har behov for det.

energitårnet argo

FICS I ORGANISATIONEN – NU OG FREMOVER

Det sværeste ved at implementere nye IT-løsninger, er nok at få brugerne til at ændre vaner og at få indarbejdet de nye arbejdsgange. Implementering af FICS og den efterfølgende udrulning gik rigtig godt.

Vi har oplevet, at brugerne synes, at systemet er nemt at gå til og nemt at sætte sig ind i, fordi FICS er logisk opbygget og har en genkendelig brugergrænseflade, der ligner Office-produkterne.

FICS har gjort det muligt for os at udnytte mulighederne for tværgående videndeling i projektsammenhæng, i meget større grad end tidligere. Det er nemt for os at arbejde med sags- og dokumenthåndtering, fordi systemet understøtter vores unikke arbejdsgange.

STANDARDISERET EKSTERN KOMMUNIKATION

Med FICS som fundament, nåede vi målet om at harmonisere vores arbejdsgange og processer. I dag har vi opbygget en standardiseret tilgang til dokumentopbygning og -produktion.

Det betyder, at vi arbejder med skabeloner i FICS. Skabelonerne sparer os tid, giver et ensartet sprog og grafisk udtryk, når vi kommunikerer med vores kunder, samarbejdspartnere og leverandører.

Vi har en stigende mængde e-mail kommunikation, som nu automatisk bliver arkiveret elektronisk i projekterne. Det mindsker risikoen for at miste vigtig information og vores dokumentation er nem at finde og altid tilgængelig for medarbejderne.

Med dokumenthåndtering har vi bedre overblik og adgang til informationer, der er nødvendige for, at vi kan udføre vores arbejde effektivt og yde vores interessenter en høj service. FICS gør det også muligt for flere at arbejde på samme projekt, og vi kan lave fælles opfølgning på projekter og opgaver.

FICS har integration til vores andre IT-systemer og har været nemt at tilpasse til vores behov. Det nyeste modul, som vi har taget i brug, er et webbaseret mødestyringsmodul, som er en naturlig videreudvikling i vores brug af dokumenthåndtering.

Vi har fået frigivet en vigtig ressource, nemlig tid, og FICS har hjulpet os i processen med at harmonisere arbejdsgangene, sikre vores dokumentation og yde bedre service, slutter Rikke Lundgaard.

Læs mere om FICS sags- og dokumenthåndtering

OM ARGO

ARGO er et §60 selskab, ejet af 9 kommuner på Sjælland, der driver 14 genbrugspladser og 2 top-moderne kraftvarmeværker der producerer el og fjernvarme. Man servicerer ca. 400.000 borgere og 20.500 virksomheder. ARGO har en vision om at være førende på europæisk plan indenfor genbrug, genanvendelse, energiudnyttelse og deponering af affald og fungerer som videnscenter for borgere, virksomheder og interessentkommuner.

Har du kørt ad Holbækmotorvejen forbi Roskilde, så har du sikkert set Energitårnet. Du kan kende det på facaden, der består af 6500 anodiserede aluminiumsplader. Kraftvarmeværket Energitårnet blev sat i drift i 2013 og leverer grøn CO2-neutral energi, der svarer til elforbruget i ca. 65.000 husstande og varmeforbruget i ca. 40.000 husstande. Energitårnet, har vundet flere priser for sin smukke lysarkitektur, der oplyser Roskildes aftenhimmel, og er også med på CNN´s oversigt over ”The worlds coolest new buildings”.

Læs mere på ARGO

Vil du også have styr på byggesagerne med FICS dokumenthåndtering?

Kontakt Søren Dahl, Business Manager | sdahl@consit.dk | +45 25 54 04 09 eller kontakt os via kontaktformularen.