CASE – ØENS MURERFIRMA

Det betaler sig at have styr på sine informationer

Øens case

Øens har brugt FICS som elektronisk sags- og dokumenthåndteringssystem i mere end 10 år.

Da Øens i sin tid valgte FICS, var der flere grunde til, at man implementerede en ESDH-løsning. Ledelsen ønskede at standardisere måden, at arbejde på i virksomheden. Det var også vigtigt for Øens at samle alle projektinformationer ét sted, så det blev lettere at finde dokumenter, og man ville sikre sig mod tab af data. Det var også et mål at strømline den eksterne kommunikation, så den fik et ensartet og professionelt præg.

Overblik og styr på informationerne

I dag har Øens rigtig godt styr på informationerne. Brit Nielsen er sekretariatsleder hos Øens og fortæller: ”Når en kunde ringer med et spørgsmål, kan jeg nemt og hurtigt finde dokumentation frem, og give kunden et svar med det samme.

Nogle gange har jeg en underleverandør der ringer og rykker for svar. Jeg ved, at jeg har sendt personen en e-mail med svaret. I FICS kan jeg lynhurtigt finde mailkorrespondance frem, og henvise til datoen hvor e-mailen blev sendt. Jeg behøver ikke at spilde en masse tid på at lede efter dokumentation. Det gør, at jeg hurtigt kan løse sagen for kunden eller med leverandøren.

Det bruger Øens FICS til

Vi bruger FICS til at styre alle vores tilbud og kontrakter, og vi arbejder rigtig meget med skabeloner. Det gør at vi sparer tid, og det understøtter også vores mål om at standardisere og ensarte vores kommunikation udadtil.”

”Vi bruger selvfølgelig FICS til at styre alle vores byggesager, og alle projekt-/byggelederne har adgang til og skal bruge FICS. Men vi bruger det også som administrativt værktøj i både ledelsen og administrationen,” fortsætter Brit.

Hvad har FICS betydet for jeres udfordringer?

”FICS har betydet, at vi har fået en god struktur på mange af vores administrative udfordringer. Fx bruger jeg sagsstyringen i FICS til at styre vores firmabiler. Alle biler har et sagsnummer og alt dokumentation knyttet til bilen, fx værkstedsregninger og registreringsattest, er gemt under bilens sagsnummer. Det giver et rigtig godt overblik, og vi kan altid finde alt information om bilerne.

Det samme gælder for vores timelønnede medarbejdere. De har hvert deres FICS sagsnummer, og alt dokumentation vedrørende medarbejderen bliver knyttet til dette sagsnummer. På den måde er alt data omkring en medarbejder samlet et sted.

Det er vigtigt for økonomien i projekterne, at der styr på faktureringen, både indgående og udgående, og at vi har et samlet overblik over økonomien. Derfor har vi også indbygget et faktura-flow i FICS, med integration til vores økonomisystem.

Det betyder, at alle fakturaer scannes og lægges ind i økonomisystemet. Her knyttes fakturaen til et sagsnummer. Den sagsansvarlige kan se fakturaen i FICS, og godkende eller afvise fakturaen, fx med en note om delvis betaling.”

Forankring af FICS i Øens

”Vi vil gerne have, at vores medarbejdere bruger FICS mest muligt. Derfor kommer alle nye medarbejdere på kursus i FICS. Har man brug for et brush-up, får man også det. Og som superbruger, hjælper jeg også kollegaerne i hverdagen.”

Øens mand

Vi vil rigtig gerne have en struktureret tilgang til at sikre information. De rette informationer skal være hurtigt tilgængelige for alle medarbejdere der har brug for dem, hvad enten man er byggeleder, administrativ medarbejder eller leder.

Med FICS har vi har fået skabt struktur og overblik over de mange informationer, der knytter sig til vores sager og projekter. Og vi har sikkerhed for, at ingen informationer går tabt, eller at vigtige dokumenter ikke bliver væk.

Alle medarbejdere, der arbejder på et projekt eller en sag, har nem og hurtig adgang til de nødvendige informationer– også når et projekt er afsluttet. Vigtig dokumentation, f.eks. kontrakter, sager og e-mails m.m., ligger samlet et sted for hvert projekt. Vi har overblik over økonomien i vores projekter, så vi kan drive en sund og rentabel forretning.”

Det bedste ved FICS

Øens

“Jeg synes, at det er en fordel for os, at vi har alt samlet i et system, og at jeg kun skal lede efter informationerne et sted. Vi kan skabe videndeling imellem medarbejderne, så viden er tilgængelig for alle.

På den måde er vi ikke sårbare når folk er syge, på ferie eller stopper. Vi har sikret den viden som er nødvendig for at vi kan løse vores opgaver, når en medarbejder ikke er i huset.

Vi har et rigtig godt fundament og en god struktur, som vi bygger vores virksomhed på. FICS bidrager til, at vi har styr på vores informationer og er professionelle. Det gør vores kunder trygge”.

Derfor valgt Øens FICS til at starte med

Hvis du vil læse mere om hvorfor Øens valgte FICS, og hvilke overvejelser de havde gjort sig, så kan du læse den første case vil lavede sammen med Øens.

Læse casen her: Styr på byggesagerne med FICS

Om Øens

Øens er en entreprenørvirksomhed med 42 funktionærer fordelt på direktion, administration og byggeledelse. Håndværkerstaben består af 180 medarbejdere fordelt på murere, tømrere, bygningsstruktører, anlægsgartnere, kloakfolk samt arbejdsfolk og lærlinge.

Øens tager sit sociale ansvar alvorligt. Til dato har man udlært ikke mindre end 130 dygtige svende og er også engageret i praktikordninger for udsatte borgere, som har behov for at genvinde tilliden til arbejdsmarkedet og deres kunnen.

Læs mere på: http://oens.dk/

Vil du vide mere?

Odd Rune

Odd Rune

IT-forretningskonsulent

or@consit.dk

+45 31 41 40 98