DokumenthåndteringElektronisk Sags- og Dokumenthåndtering – ESDH

Med et system til digital sags- og dokumenthåndtering sikrer du produktion, lagring, styring, tilgængelighed og distribution af digitale dokumenter og projekter. Det giver jeres organisation mulighed for at være mere effektiv, få et bedre overblik over sager og projekter og skabe videndeling imellem medarbejderne.

Det betyder også, at I kan genbruge informationer og metoder til at standardisere og strukturere jeres sags- og projektarbejde.

Undgå sure kunder, rod i bilagene og frustrerede medarbejdere

Er du og dine medarbejdere trætte af at lede efter relevante filer, dokumenter, sager, mails, tegninger, kontrakter eller aftaler?

Du kender sikkert godt situationen – du skal finde et bestemt dokument og ender med at bruge en masse tid på at lokalisere det. Måske har du endda en kunde i røret, som skal have et hurtigt svar. Du leder forgæves, bliver irriteret og frustreret over den spildte tid og må inddrage flere kolleger i ”eftersøgningen”.

Al den spildtid kunne være undgået ved at arbejde struktureret med elektronisk dokumenthåndtering.

Mange virksomheder mangler en struktureret tilgang til, hvordan man sikrer information. Konsekvensen er, at jeres dokumentation ender med at være spredt og ustruktureret.

Det kan betyde, at:

• De rette informationer ikke er hurtigt tilgængelige for alle interessenter.
• I mister overblikket over informationerne og økonomien i projektet.
• Vigtige informationer, f.eks. en kontrakt, bliver væk.

Et center for kommunikation

Når I arbejder med elektronisk sags- og dokumenthåndtering (ESDH) kan det hjælpe jeres virksomhed med at skabe struktur og overblik over de mange informationer der findes i virksomheden. Så har I alt information og dokumentation samlet på et sted.

Alle medarbejdere, der arbejder på projektet eller en sag, har nem og hurtig adgang til de nødvendige informationer. Vigtig dokumentation, f.eks. kontrakter, sager og e-mails m.m., ligger samlet et sted for hvert projekt. På den måde minimerer du risikoen for, at vigtig dokumentation bliver væk.

Når du samler dokumentationen et sted, som er sikret med løbende backup, ved du, at jeres dokumentation altid er nem at finde. Uanset hvor langt I er med et projektet eller en sag, kan I altid tjekke de nødvendige dokumenter og informationer – også når projektet er afsluttet.

Har din virksomhed styr på informationerne?

Flere og flere virksomheder får øjnene op for, hvordan IT-værktøjer kan understøtte virksomhedens udvikling. Et af de områder, hvor mange virksomheder vælger at investere, er ESDH, elektronisk sags- og dokumenthåndtering. Et elektronisk sags- og dokumenthåndteringsværktøj kan hjælpe din virksomhed med at skabe struktur og overblik over de mange informationer, der knytter sig til jeres sager og projekter. Det giver samtidig sikkerhed for, at ingen informationer går tabt, eller at vigtige dokumenter bliver væk.

Hvad betyder det, når virksomheden ikke har styr på informationerne?

Hvis din virksomhed ikke har styr på sine informationer, kan det betyde, at der f.eks. er timer, som I ikke får faktureret korrekt eller som slet ikke bliver faktureret. Måske har I lidt rod i bilagene og svært ved at finde lige præcis de informationer, der er brug for, når kunden er i røret. Det betyder irriterede medarbejdere og utilfredse kunder. I sidste ende giver det en masse spildtid i jeres organisation, tid som kunne være brugt på værdiskabende aktiviteter.

FICS ESDH

FICS ESDH er et dansk udviklet ESDH-værktøj, som kan hjælpe virksomheder med at:

• Reducere risikoen for at miste vigtige informationer og dokumenter
• Minimere spildtid, øge effektiviteten og give bedre overblik
• Gøre sags- og projektdokumentation nemt tilgængelig for alle relevante medarbejdere
• Sikre ensartet kommunikation til kunder fx med skabeloner
• Samle alt information på et sted bl.a. via integration til virksomhedens andre IT-systemer som f.eks. mailservere, ERP-systemer, fakturaportaler m.v.
• Give overblik over projektets fremdrift i forhold til dækningsbidrag, timekontering m.v.

Fuld integration til Office-pakken

FICS ESDH har fuld integration med virksomhedens Office-produkter. Brugergrænsefladen minder om den du kender fra Office-produkterne, og det betyder, at dine brugere allerede kender den, og at de er fortrolig med den.

Med fritekstsøgning har du mulighed for at søge i alle de lagrede dokumenter i kombination med andre nøgledata i projektet eller sagen. Strukturen i systemet giver en lettilgængelig sammenhæng imellem projekter og de involverede projektparter – interne som eksterne.

Case – Øens Murerfirma

Øens Murerfirma er en af de virksomheder, der har oplevet, hvordan en investering i FICS sags- og dokumenthåndtering har bidraget til kvalitetssikring og større tilfredshed, både blandt kunder og medarbejdere. Ved standardisering af arbejdsgange og strukturering af information går ingen data tabt, og kunderne oplever virksomheden som endnu mere professionel.

Læs mere om, hvordan Øens Murerfirma A/S fik styr på projekterne med FICS elektronisk sags- og dokumenthåndtering.

Læs casen om Øens Murerfirma

Vil du vide mere?

Kontakt Søren Dahl, Business Manager | sdahl@consit.dk | +45 25 54 04 09 eller udfyld kontaktformularen

Navn (skal udfyldes)

E-mail (skal udfyldes)

Tlf.

Emne

Din besked