Arkiveringsversioner

Aflevering af IT-systemer til Rigsarkivet

Data fra IT-systemer hos statslige institutioner, regioner og kommuner, som der er truffet bevaringsbeslutning for, skal afleveres i en kopi. Det kaldes en arkiveringsversion og Rigsarkivet er ansvarlig for at opbevare kopierne. Arkiveringsversionerne kaldes også arkivalier, og er digitaliserede dokumenter, sager, protokoller, lyd, billeder og video.

Arkiveringsversioner

Enhver myndighed modtager informationer på papir eller i elektronisk form, som den bearbejder. Enhver myndigheder producerer også informationer fx i form af afgørelser, enten til eget brug eller til brug for borgere, virksomheder og institutioner eller andre myndigheder. Papir, data eller andet, som er resultatet af disse processer er arkivalier. Kilde: Arkivhåndbog for statslige myndigheder – Fra informationer til arkivalier, Statens Arkiver, 2005.

Aflevering af data til arkivmyndighed

Ansvaret for afleveringer?
Kommuner og regioner skal selv sørge for at aflevere data til Rigsarkivet. Afleveringsprocessen ligger fast og du kan læse mere om den her: Aflevering af IT-systemer

Consit har i mere end 20 år hjulpet vores kunder med at udarbejde arkiveringsversioner og teste data mod afleveringsstrukturen, så afleveringen bliver godkendt. Vi har efterhånden samlet solid erfaring med at gennemføre afleveringer for vore kunder.

Afleveringsprocessen

Afleveringen gennemføres i to tempi:
1. Data isoleres og importeres i en afleveringsdatabase til behandling.
2. Et udtræksprogram gennemløber afleveringsdatabasen, og danner de filer, der udgør afleveringen af metadata. Udtrækkene er beskrevet i en beskrivelsesfil, som arkivet anvender til kontrol af afleveringen.

Elementer i arkiveringsversion

Kilde: https://www.sa.dk/wp-content/uploads/2015/10/Kort-og-godt-om-aflevering-af-it-KOMMUNE2.pdf

Informationsdelen

Sammen med metadata afleveres informationsbilag, som beskriver anvendelsen af systemet, E-R diagrammer, vejledninger, journalplanopbygning, brugervejledninger og andre bilag. Det skal hjælpe eftertiden med at kaste lys over de afleverede data.

Du kan læse mere om arkiveringsversioner hos Rigsarkivet: https://www.sa.dk/da/offentlig-forvaltning/kommuner-og-regioner/aflevering-it-systemer-kommunerregioner/

Godkendt leverandør

Consit er på Rigsarkivets liste over godkendte leverandører af arkiveringsversioner.

Vil du have hjælp til at lave en arkiveringsversion?

Kontakt Søren Dahl – 25 54 04 09 – sdahl@consit.dk eller udfyld kontaktformularen:

Navn (skal udfyldes)

E-mail (skal udfyldes)

Tlf.

Emne

Din besked