Mange små og mellemstore virksomheder (SMVere) har endnu ikke fået øjnene op for de anvendelsesmuligheder, der er med et sags- og dokumenthåndteringværktøj, også kendt som ESDH. Det kan skyldes, at mange stadig forbinder ESDH med store IT-systemer, som man bruger i det offentlige, til fx sagsbehandling.

Et sags- og dokumenthåndteringværktøj kan give SMV’ere mange fordele.

Vi har lavet et overblik til dig.

1. Et center for kommunikation

Jeres medarbejdere behøver kun at lede et sted efter de nødvendige informationer. Uanset om formatet er e-mails, breve, tegninger, fotografier eller regneark, så ligger det gemt, i struktureret form, i jeres center for kommunikation.

2. Ikke mere spildtid

Det er slut med at spilde tid på at lede hele indbakken og alle fællesdrevene igennem efter en bestemt e-mail. Al jeres dokumentation er nemlig samlet ét sted – i jeres center for kommunikation.

3. Sikkerhed

Et dokumenthåndteringsværktøj giver jer en struktureret tilgang til at indsamle og sikre Jeres informationer. I minimerer risikoen for at miste vigtig dokumentation, f.eks. hvis en medarbejder stopper. I er også sikret med løbende backup af jeres informationer.

4. En version af sandheden

Med versionsstyring sikrer I, at kommunikation til jeres kunder kun findes i en korrekt og opdateret version. Desuden giver versionsstyring et billede af den proces, som ledte frem til det endelige resultat.

5. I sikrer et højt serviceniveau og tilfredse kunder

Velinformerede medarbejdere giver et højere serviceniveau. Når det er nemt at finde oplysninger og historik på projekter, sager og kunder bliver det også nemmere at yde en høj kvalitet i jeres kommunikation. Det skaber tillid til jer som samarbejdspartner.

6. Gør det nemmere at videndele og styrker det tværorganisatoriske samarbejde

Gør det nemmere for jer at dele jeres formelle viden på tværs af funktioner, afdelinger og teams, og på den måde sprede den tilgængelige viden til flere medarbejdere. Når man bliver god til at dele formel viden fører det ofte med sig, at man også bliver bedre til at dele sin uformelle viden.
Når I deler begge typer viden, opstår der ofte nye unikke ideer, som I kan arbejde videre med og måske bruge til forretnings- eller produktudvikling eller til at gøre arbejdsgange eller processer mere effektive.

7. Projektstyring

I samler alt information om projektet og styrer projektet her. I har her et samlet overblik over udviklingen i projektet, projektets parter/interessenter, projektets økonomi og antal brugte timer.

8. Letter administrative arbejdsgange og understøtter jeres forretningsprocesser

I opnår en ensartethed i administrative arbejdsgange samt i understøttelsen af organisationens forretningsprocesser. Dette er med til at facilitere tværgående videndeling til gavn for fremtidig fremdrift i tilsvarende projekter.

9. Integrerbart og skalerbart

Et integratorprodukt, som kan integrere med de systemer I arbejder med til hverdag, fx Outlook, ERP, CRM, offentlige registre som fx CVR og P-data og CMS-systemer. Det er skalerbart og kan udvides i takt med virksomhedens vækst.

10. Den 10. og mest oversete ting! – HR-perspektivet

Havde du forestillet dig, at et sags- og dokumenthåndteringværktøj ville give gladere medarbejdere?

Det opdagede vores kunde, Øens Murerfirma. Det er sandsynligvis den mest oversete og undervurderede grund til at bruge et IT-værktøj som dokumenthåndtering. De gevinster I får i form af bedre overblik, mindre spildtid, tværfagligt samarbejde og videndeling smitter også af på arbejdsmiljøet. De nye IT-kvalifikationer bidrager til at udvide medarbejdernes kompetencer og viden.

 

SPECIELT FOR FICS SAGS- OG DOKUMENTHÅNDTERING

Brugergrænsefladen i FICS Sag
Det er nemt for medarbejderne at sætte sig ind i FICS Sag. Værktøjet har en nem og intuitiv brugergrænsefladen, der minder om den du kender fra Microsoft Office-programmerne. Det betyder, at brugerne allerede kender brugergrænsefladen og er trygge ved den.

Implementering af FICS Sag
FICS Sag er et driftsikkert og fleksibelt værktøj, der nemt kan tilpasses til de behov jeres virksomhed har.

Systemet leveres i jeres miljø som et nøgleklart projekt, hvor alle indstillinger og tilpasninger er gjort klar og konfigureret efter organisations behov.

 

Vil du vide mere?

Ring eller skriv til os hvis du vil vide mere om jeres muligheder med elektronisk dokumenthåndtering.

Kontakt: 70 20 20 69 eller info@consit.dk eller kontakt os via kontaktformularen.